La desincorporación o destrucción de documentos inactivos de los órganos o entes que integran la Administración Pública no requieren de la autorización previa de la Contraloría General de la República. (Memorándum Nº 04-00-120 del 07 de abril de 2005)
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ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
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ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: La desincorporación o destrucción de
documentos inactivos de los órganos o entes que integran la Adminis-
tración Pública no requieren de la autorización previa de la Contraloría
General de la República.
La normativa que rige el Sistema Nacional de Control Fiscal no
contiene como requisito la autorización previa de este Orga-
nismo para la destrucción de los documentos que conformen el
archivo de los entes y órganos que integran la Administración
Pública.
Memorándum Nº 04-00-120 del 7 de abril de 2005.
Se solicita opinión con respecto a la competencia que t iene el
Servicio Autón omo para destruir lo s documentos que rep osan en sus
archivos, y que han sido declarados por ese Servicio como suscepti-
bles de de strucción, según el “ Manual de Nor mas y Procedimientos
Tributarios sobre Manejo de Documentación Inactiva”, remitidos a
esta institución para su consideración y consiguiente autorizac ión del
procedimiento previsto para la desincorporación y destrucción.
Sobre el particular es preciso destacar que no está prevista en
la normativa que rige el Sistema Nacional de Control Fiscal el cum-
plimiento del requisito de la autorizació n previa de este Orga nismo,
para l a destrucc ión de los doc umentos qu e conforme n el archivo de
los entes y órganos que integran la Administración Pública, por ende,
como allí se exp resa n o corre sponde a esta Contr aloría autorizar el
procedimiento para la desincorporación o destrucción de documentos
previsto en el “Manua l de Normas y Procedimiento s Tributarios sobre
Manejo de Documentación Inactiva”, remitido por el Servicio Autóno-
mo consultante.
Por su parte, en cuanto al inter és que tendría este Organismo en
la documentación sujeta a destrucción o desincorporación por parte del
Servicio consultan te, consideramos acertado que si bien en el Manual
se expresa que el periodo de retención y la destrucción de los libros
principales de contabilidad y de las planillas de declaración y pagos
de ese Organismo, están supeditados a la aprobación de la cuenta o la
presentación de la contabilidad por este Organismo Contralor, también,
deben tomarse en consid eración, las normas e instrucc iones técnicas
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